Documentación en línea
Si aún sigue adjuntando documentos en el correo de su empresa, entonces nosotros podemos ayudarle a entender cómo invertir los roles de los usuarios evitando que los documentos vayan a ellos y permitiendo que, en su lugar, sean los usuarios quienes vayan a un único documento compartido y trabajen en él en tiempo real. Todos ven los datos que ingresan los demás usuarios con los que se les ha compartido el documento...
Esto funciona más o menos así: Primero creo un documento en la plataforma (que de ahora en adelante llamaremos "La Nube"). Ese documento puede ser de tipo Word, Excel, Power Point, Dibujo, PDF o Formulario y sin que nos interese si ·el ordenador en el que estamos trabajando tenga instalado o no Office, es decir, ¡sólo es necesario que éste tenga un sistema operativo e Internet!
Una vez creado el documento, supongamos una hoja de cálculo, invitamos a nuestros colaboradores a interactuar en el documento ya sea que puedan editarlo o solo lo puedan ver y elijo estos permisos para cada colaborador. Una vez asignados los roles a los colaboradores la plataforma envía a cada usuario un correo electrónico con la descripción de lo que debemos hacer con el documento y una dirección segura donde se encuentra el único documento compartido. Es una dirección segura porque cada colaborador debe pertenecer a la plataforma y estará necesariamente registrado con usuario y contraseña.
Al ingresar a la hoja de cálculo compartida, cada colaborador invitado se encontrará con un documento en Excel en el que veremos en tiempo real los datos que podrían estar ingresando los compañeros colaboradores, es decir, todos podemos ver qué dato ingresa, en qué celda se encuentra, nombre del colaborador, con total independencia del lugar en el planeta en que nos encontremos. Un sistema de mensajería instantánea nos permitirá tener un diálogo interactivo y dinámico con todos los colaboradores invitados del documento que permanecerá guardado en la plataforma como sustentación de la colaboración, mientras que el histórico del documento muestra los cambios que cada colaborador ha hecho, la hora exacta del cambio en una bitácora tan apropiada que el ingreso de un usuario se transforma en su firma digital.
De manera idéntica podemos compartir y colaborar con todos los documentos y usuarios de la empresa donde el éste decide con quién, cómo y hasta cuándo se comparte su información.
Esta nueva forma de hacer las cosas, radicalmente opuesta a la manera tradicional de trabajo, permite tener un control absoluto sobre la gestión de documentos, y que, entre muchas otras ventajas, no tendremos ya barreras físicas en el acceso a datos, no hay más virus en los documentos, entregaremos nuestros compromisos a tiempo y, ante todo, bajaremos el uso del papel casi a cero.
Todo ello cambia el panorama habitual del trabajo en la oficina, transformándolo en una nueva idea de trabajo colaborativo en absoluta concordancia con las necesidades de los interesados... en fin, las posibilidades son casi infinitas.
Permítannos mostrarle cómo.
