Archivos y directorios en línea

Casi toda entidad guarda algo valioso y prácticamente ilocalizable: un archivo histórico en cajas, un inventario patrimonial en una hoja de cálculo, el censo de un sector entero repartido en carpetas. Existe, se cuidó durante años y no lo puede consultar nadie que no trabaje allí.

Publicarlo en PDF no lo arregla. Un PDF de trescientas páginas es el mismo archivo, solo que ahora también está en internet: sigue sin poder responder una pregunta. Lo que cambia las cosas no es publicar el documento, es describir cada pieza por separado y dejar que la gente pregunte por ella.

Qué quiere decir «consultable»

Tres entradas, y ninguna sobra:

• Por tiempo — una línea de décadas o de años, para quien sabe cuándo ocurrió pero no cómo se llamaba aquello
• Por procedencia — la oficina, la colección o la categoría de la que salió cada pieza
• Por nombre — las personas, los lugares o las organizaciones que aparecen dentro de cada documento

La tercera es la que separa un catálogo de una lista, y es la que casi nunca está. Una lista dice qué documentos hay; un catálogo encuentra a un bisabuelo dentro de un expediente de 1887 que nadie había vuelto a abrir.

Dos que puede abrir ahora mismo

No hace falta creernos: los dos están en línea, en el portal del Instituto de Cultura de El Carmen de Viboral.

• Archivo Histórico Municipal — expedientes de 1861 a 2008, con línea de tiempo, trece oficinas de procedencia y una pestaña para las personas nombradas dentro
• Red de Gestores Culturales — el censo del sector cultural del municipio, con ficha propia para cada gestor

El primero describe dos mil trescientos setenta y seis expedientes y nombra dentro de ellos a dos mil trescientas setenta y tres personas. El segundo reúne cuatrocientos sesenta y ocho gestores culturales. Son el mismo trabajo sobre materiales distintos: uno mira hacia atrás y el otro hacia el presente.

A quién le sirve

A cualquier organización que responda por una memoria o por un sector: institutos de cultura y casas de la cultura, archivos y museos, acueductos comunitarios con décadas de actas, agremiaciones y cooperativas con un padrón, entidades que administran inventarios patrimoniales.

Y tiene un efecto que conviene decir aunque nadie lo pregunte: un catálogo así es, de paso, el dato abierto que la Ley 1712 le pide a una entidad pública. No se hace para cumplir, pero cumple.